What’s new numéro 3

L'e-procurement ou la gestion électronique des achats

Quels sont les avantages de l’e-procurement pour l’entreprise ?

Grâce à l’e-procurement, les entreprises optimisent leur chaîne d’approvisionnement, simplifient leur gestion administrative, gagnent du temps et bénéficient d’économies importantes. 

La fonction achat peut maintenant être déléguée en partie au sein de chaque direction sous l’égide de la direction des achats, Ce qui permet aux acheteurs d’être spécialisés dans leur domaine (marketing, moyens généraux, informatique, documentation…) tout en respectant le processus d’achat commun mis en place.

1- L’e-procurement est en train de transformer le rôle des acheteurs et des pratiques d’achats classiques, souvent considérées comme peu productives et trop gourmandes en heures de travail. Mis en place pour faire du sourcing (recherche d’informations sur les produits, les fournisseurs), de la veille ou des achats, l’e-procurement rationalise le processus d’achats et réduit à la fois son coût et sa durée. Dans certaines entreprises, il a permis de repenser toute l’organisation de la fonction achats et de simplifier les démarches.

2- Les différentes étapes d’un processus d’achat sont nombreuses : prise en compte de la demande d’achat en interne, recherche des fournisseur(s), multiples saisies, confirmations… Contacts téléphoniques avec la réception, la comptabilité, le service de gestion… Autant de tâches chronophages et coûteuses ! Avec l’e-procurement, l’acheteur gère lui-même ses commandes auprès de ses fournisseurs. Il regroupe les informations sur les produits et les prestations, collabore à la préparation des contrats, assure le suivi des commandes, etc. Cette délégation au sein de chaque direction, simplifie le processus d’achat, génère des gains de temps et d’argent.

3- Acheter prend du temps ! En ce sens, l’e-procurement, grâce à Internet, permet à l’acheteur des’affranchir des frontières du temps et de l’espace. Désormais, le sourcing est plus rapide, plus interactif, et le web devient un complément indispensable aux supports plus traditionnels tels que le catalogue papier ou le téléphone. L’acheteur averti pourra utiliser les multiples moteurs de recherche, portails, newsgroups ou autres e-zines pour sélectionner ses fournisseurs dans un marché devenu mondial !

Quels outils pour l’e-procurement ?

L’e-procurement a fait naître trois principaux outils pour faire gagner du temps à l’acheteur. Tour d’horizon…

Les appels d’offres déposées en ligne : bien que toujours assez rares, elles semblent se généraliser en touchant de plus en plus de PME. Il suffit de se rendre sur un site d’appel d’offres et d’indiquer le type de produit recherché, les modalités de livraison et la durée de l’enchère. Les fournisseurs connectés font leur offre en temps réel jusqu’à l’adjudication du contrat. Pratique, cet outil permet de limiter la durée des négociations et les recherches de fournisseurs.

Les places de marché sont des plates-formes virtuelles accessibles via Internet sur lesquelles sont réalisés des échanges de produits et de services. Elles peuvent être verticales (un seul secteur d’activité est concerné) ou horizontales, mais aussi privées ou ouvertes à toute entreprise. Aujourd’hui, elles sont surtout utilisées par les grands groupes et leurs filiales.

Les catalogues en ligne : ils permettent aux acheteurs d’accéder à la présentation des produits et prestations de divers fournisseurs. Ils offrent un inventaire standard à toute la fonction achat mais ne permettent pas d’entamer de négociations de prix ou de conditions.

Le saviez-vous ?

Le gouvernement est en train d’élaborer un Plan national d’action pour des achats publics durables. D’ici 2009, l’objectif est de faire de la France  » l’un des pays de l’Union Européenne le plus engagé dans la mise en œuvre du développement durable dans la commande publique « .