Pour déceler les situations à risque, Enora Consulting, cabinet de conseil spécialisé dans la gestion de projets, préconise cinq grandes règles :
- Définir intelligemment l’autorité chargée de promouvoir le projet et trouver le bon accompagnement. La question de l’autorité ne se pose quasiment pas lorsqu’il s’agit de mener à bien un projet stratégique car celui-ci sera porté par la direction générale. En revanche, pour des projets importants mais non portés par la direction générale, l’autorité hiérarchique doit être choisie avec soin et sa mission définie de façon intelligente. Ainsi un projet concerne à la fois la direction informatique et une direction métier, il sera préférable de confier le projet à la direction métier. Quant au partenaire, son rôle est de veiller à ce que les acteurs importants du projet soient entièrement acquis à sa cause et deviennent de véritables relais de communication, voire de lobbying interne ;
- Définir les objectifs majeurs du projet et les décliner en objectifs par équipe. Afin de motiver le personnel, il faut, chaque fois que cela est possible, déterminer les apports liés à la réalisation des objectifs ;
- Obtenir l’adhésion du plus grand nombre. En créant des structures projet : un comité de pilotage chargé de prendre les décisions, d’arbitrer les choix ou les conflits. Il doit avancer en binôme avec un comité de projet, lui-même davantage orienté sur l’aspect opérationnel ;
- Organiser une forte campagne de communication. Afin d’entretenir un lien permanent entre le projet et les équipes, l’entreprise doit communiquer au maximum autour du projet ;
- Confier la conduite du projet à un chef de projet neutre. La direction de l’entreprise doit être en mesure de léguer au chef de projet un rôle fort car il sera amené à faire de la médiation ou au contraire d’imposer les objectifs du projet face aux résistances. Il lui faudra donc rechercher le consensus et l’adhésion de tous (managers, direction générale, directions opérationnelles), essentiels à la réussite.