Logiciels, prêt-à-porter ou sur mesure ?
Une enquête réalisée par Thierry Parisot
01/03/10 - La lettre des achats
Progiciel " prêt-à-porter" ou application " sur mesure" ? Avec la professionnalisation de la fonction et la structuration de l'offre, la question perd petit à petit de sa légitimité aux achats. " Il est encore très fréquent que l'on nous consulte autour de cette question, mais le choix d'un développement maison devient rare, en particulier sur les fondamentaux de l'e-achat , confirme Bruno Cracco, associé et directeur de la pratique achats et performance chez Logica Management Consulting. Non seulement le processus d'e-sourcing et d'e-procurement s'est standardisé, mais de moins de moins d'aspects ne sont pas couverts par les solutions du marché ". Le décisionnel et la facturation électronique sont, eux, si pointus et spécifiques, que le recours à des outils ou des services spécialisés est aussi devenu incontournable. En tout cas, pour des traitements poussés. Idem pour les intranets achats et les portails / extranets fournisseurs: ils sont quasiment tous bâtis sur des solutions de gestion de contenu et de flux, autour de couches technologiques propres au web.
Reste que, sur le terrain, les applications sur mesure font encore de la résistance. Dans les bases installées, mais aussi dans les prévisions d'investissements. " Le choix dépend directement de la taille et de la maturité de l'entreprise , explique William Porret, directeur associé du cabinet Enora Consulting. Les plus grandes acceptent aujourd'hui plus facilement la logique du progiciel. Les plus petites, qui n'ont pas de processus achats clairement établi et jugent que leurs pratiques ne peuvent pas entrer dans un cadre fonctionnel standardisé, préfèrent toujours se doter de leurs propres outils ".
Un choix adapté au contexte et à l'existant de l'entreprise
Il s'agit très majoritairement de fonctions élémentaires programmées dans les logiciels bureautiques classiques. Plus rarement d'une application d'e-achat digne de ce nom. Le développement est alors souvent réalisé sur la base d'une solution existante, comme en témoigne Thivend Industrie (13 millions d'euros de chiffre d'affaires, 4 millions d'euros d'achats). Dans cette PME spécialisée dans le découpage, l'emboutissage et l'assemblage de produits finis, les fonctions achats et approvisionnements ont été informatisées à partir d'un ERP conçu à l'origine pour les décolleteurs dè la vallée de l'Arve. " Orienté CPAO, cet outil a été enrichi de fonctions complémentaires, développées en interne, pour mieux couvrir le processus amont: expression des besoins, identification des priorités, prévision budgétaire, évaluation des fournisseurs, gestion des commandes et des réceptions, etc. , décrit David André, le responsable des achats-approvisionnements. La gestion des appels d'offres et la facturation, qui n'entrent pas dans le périmètre, sont en réflexion. Mais la bascule vers un progiciel d'e-achat n'est pas à l'ordre du jour ". " Comme chaque investissement, le niveau d'informatisation doit être adapté au contexte de l'entreprise: types de marché, nombre de sites, volumes d'achats, profils des intervenants, poursuit David André. Surtout, il ne faut pas perdre de vue qu'un outil adapté aujourd'hui ne répondra peut-être plus au besoin demain ".
Une question de ressources et de compétences
Un constat encore plus vrai pour les petites entreprises innovantes comme LGM (39,4 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2008, 6 millions d'euros d'achats). En consultant les éditeurs d'e-achat pour informatiser sa fonction, il y a trois ans et demi, la PME de conseil et expertise en maîtrise d'œuvre sur de grands projets n'a pas trouvé d'outils capables de suivre sa croissance, de l'ordre de 30 %, chaque année, et de s'adapter à l'évolution permanente de ses besoins. " Dans l'e-achat comme ailleurs, peu de solutions sont réellement adaptées aux particularités des PME , assure Frank Weiser, son P-DG et co-fondateur, également secrétaire général du Comité Richelieu (association française des PME innovantes). Nous avons donc fait le choix d'un développement maison, comme pour la plupart des autres fonctions ". Seule la comptabilité repose sur un progiciel, celui de Cegid. " Ce qui nous a montré les difficultés à dialoguer avec un éditeur et à faire intégrer de nouvelles fonctionnalités , précise Frank Weiser. En nous appuyant sur notre cellule de développement interne, nous disposons d'une solution sur mesure et sommes plus réactifs ". Tout en restant performants puisqu'une veille sur le marché de l'e-achat permet, là aussi, à LGM de s'inspirer des bonnes pratiques en termes fonctionnels et techniques.
Car le choix du développement sur mesure est aussi une question de ressources informatiques disponibles et de compétences. Ainsi que de maturité de la relation maîtrise d'œuvre-maîtrise d'ouvrage, autrement dit de capacité de la DSI et des achats à travailler ensemble.
Sur ce sujet, les grandes entreprises ont un avantage. D'ailleurs, les équipes de développeurs héritées du passé expliquent qu'une sur cinq utilise encore aujourd'hui une solution d'e-sourcing ou d'e-procurement interne.
Mieux prendre en compte les spécificités internes
Les grands groupes qui ont choisi cette voie avancent d'autres explications. Certains évoquent simplement un marché de l'e-achat moins structuré lorsque leur projet a été lancé, il y a parfois une dizaine d'années. La plupart expliquent surtout qu'une solution interne conduit à mieux prendre en compte les spécificités de leur processus. Des spécificités dues à des catégories d'achats (matières premières, carburants, etc.) ou à des besoins opérationnels particuliers, comme la nécessité de disposer d'une couche PLM (Product Lifecycle Management) pour interagir avec le bureau d'études et les sous-traitants. " Faurecia a complété son progiciel de modules spécifiques au monde de l'automobile, par exemple pour la gestion d'achats en phase programme, lorsque les spécifications ne sont pas encore figées ", illustre ainsi Alain Alleaume, directeur général du cabinet Altaris.
C'est aussi une question de valeur ajoutée, estime Romain Hugot, président du comité éditeurs de Syntec informatique, la chambre patronale du secteur des logiciels et services, et membre du comité exécutif: " La volonté de se différencier ou d'automatiser un processus qui est un savoir-faire exclusif et concurrentiel de l'entreprise peut justifier le choix d'un logiciel sur mesure ". S'il partage ce point de vue, Bruno Cracco pense néanmoins qu'" il est dommage de redévelopper 80 % de fonctionnalités standardisées bien couvertes par les solutions du marché, pour prendre en compte les 20 % restants liés à des spécificités. Il paraît plus judicieux d'ajouter un produit spécialisé à un progiciel d'e-achat global, dans une logique "best-of-breed" (assemblage des meilleurs progiciels dans chaque domaine, NDLR), plutôt que de développer une application gérant telle ou telle spécificité ". D'autant que de plus en plus d'éditeurs font de ces besoins spécifiques leur spécialité, comme Oalia ou Opase pour la gestion des achats de prestations intellectuelles. D'autres, notamment du cÔté des ERP, proposent des modules collaboratifs, des interfaces vers la comptabilité, etc.
Un risque à éviter: construire une usine à gaz
Faute de trouver chaussure à son pied, l'entreprise pourra alors développer son propre outil. Avec un risque, souligne l'associé de Logica Management Consulting: " Informatiser la poussière, c'est-à-dire reproduire les déviances des comportements puis, d'adaptation en adaptation, construire une usine à gaz ". Ce risque se justifie d'autant moins qu'" il existe très peu de spécificités ", reprend Bruno Cracco. " Même lorsque l'entreprise a des spécificités, les progiciels d'e-achat apportent aujourd'hui une réponse efficace, en modélisant le processus de façon standard sur la base de pratiques communes ", renchérit Delphine Chailloux, responsable de l'unité SI du département achats et logistique à la RATP. En fonction des volets du processus achats, l'entreprise doit simplement accepter de remettre en cause le fonctionnement de son processus achats. Ou adapter le modèle proposé par le progiciel en réorganisant les étapes de traitement. C'est d'ailleurs sur leur capacité d'adaptation et leur modularité que les progiciels se différencient. La couverture fonctionnelle demeure toutefois le premier critère d'analyse, quel que soit le profil de l'entreprise et son contexte. Sur ce point, elles sont nombreuses à considérer que les progiciels proposent un panel trop large de fonctionnalités. Et pensent que, par rapport à leurs besoins, il vaut mieux développer une solution maison. Au moins provisoirement. " Evidemment, le problème n'est pas la couverture fonctionnelle des progiciels mais bien le coût associé, qui reste la principale préoccupation ", note Wlilliam Porret, de Enora Consulting.
Une conduite du changement et une formation limitées
En optant pour une application sur mesure, l'entreprise ne développe que les fonctionnalités dont elle a besoin et gère simultanément les problématiques d'intégration. La conduite du changement et la formation sont aussi limitées puisque l'application ne fait que reproduire un processus en place. Avec, à la clé, un moindre investissement. Comme l'estime Alain Astorga, responsable de l'équipe d'administration des systèmes d'information achats du Club Méditerranée, " le coût d'un développement est bien moins élevé " que d'investir dans un progiciel. Analyse identique pour LGM dont les deux développeurs représentent une charge d'environ 150 000 euros par an. " Pas plus cher que ce que nous aurait coûté une solution progiciel, en achats de licences, installation, administration, montée de version, etc. ", analyse Frank Weiser, de LGM.
Mais avec une application sur mesure, il existe un risque de sous-évaluer le coût de possession. A moins d'avoir opté pour une tierce maintenance applicative, le périmètre est trop flou et les paramètres à prendre en compte trop nombreux. Il faut aussi faire attention aux coûts cachés pour déboguer, faire évoluer ou adapter l'application lors d'une migration technique. Sans oublier la veille technologique à assurer. Ni la perte du savoir-faire en cas de départ d'un collaborateur impliqué dans le développement.
Le coût de maintenance, et donc de possession global, est beaucoup plus facile à déterminer pour un progiciel. Et au bout du compte, une solution interne revient en général plus cher. En pleine consultation sur le sujet, François Huon, de JCDecaux, en est convaincu: " Nous avons identifié nos besoins et les progiciels du marché qui y répondent, sans même oser envisager un développement spécifique, à part les interfaces avec notre ERP. Nous visons un outil peu cher, sans coût de maintenance spécifique important ", confirme le directeur des achats, stocks et production du spécialiste de la communication extérieure et du mobilier urbain (2,1 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2008, 250 millions d'euros d'achats).
Le coût du sur mesure évolue de manière exponentielle
Le coût dépend en fait du temps durant lequel la solution sera opérationnelle. " Pour une application maison ambitieuse, il évolue de manière exponentielle avec le temps. Sa courbe croise rapidement celle du coût d'un progiciel ", prévient Bruno Cracco.
Malgré son importance, le critère de coût ne doit cependant pas être le facteur déterminant pour choisir entre progiciel et application sur mesure. " C'est un choix lié davantage aux utilisateurs , insiste Romain Hugot, de Syntec informatique. Avec un progiciel, le client achète un logiciel et un savoir-faire ". Les éditeurs s'alignent sur les bonnes pratiques du marché et exploitent les retours de leurs clients pour offrir des fonctionnalités pensées et conçues pour répondre exactement aux besoins du terrain. La connaissance technique et le professionnalisme de leurs équipes sont également censés être plus poussés. " La différence avec les éditeurs ne se fait plus là , rétorque Laurent Bourrut, directeur des achats de Michelin. Nos équipes d'analyse et de développement sont aussi compétentes que celles d'un acteur spécialisé et nous nous appuyons sur des méthodes de programmation à cycle court en intégrant les toutes dernières technologies ".
Se prémunir contre toute dépendance à un éditeur
D'ailleurs, avertit Bernard Voituron, directeur associé du cabinet de conseil Valtech Axelboss, " il faut se méfier des éditeurs qui assurent couvrir tous les domaines et être en pointe sur les dernières tendances ". En outre, le choix d'un progiciel impose une dépendance à l'éditeur. En termes de montée en version ou de coût de maintenance, mais aussi de pérennité. Que se passe-t-il, en effet, si l'éditeur disparaît? " Cette disparition, par défaillance ou suite à une absorption, reste l'un des principaux facteurs d'échec dans la mise en place d'un progiciel ", explique Bernard Voituron. Pour autant, ce n'est pas parce que l'éditeur disparaît que son progiciel s'arrête. " En pareilles circonstances, les codes sources sont généralement mis à disposition des clients ", rappelle Alain Alleaume, d'Altaris.
Pour éviter toute déconvenue, mieux vaut n'avoir affaire qu'à des éditeurs offrant les meilleures garanties. D'abord, sur la base de critères structurels (actionnariat, date de création, effectif, implantations, etc.) et financiers (chiffre d'affaires, rentabilité, investissement en R & D, etc.). Mais aussi de références clients. Ainsi qu'en prenant en compte la dimension relationnelle: proximité géographique et culturelle, capacité d'écoute, etc. Surtout, il est primordial se protéger contractuellement et de garder la main en interne.
Les éditeurs jouent la facilité et la simplicité
Pour forcer la décision des directions des achats en leur faveur, les éditeurs multiplient les initiatives. " Certains ont été malins en proposant un outil limité aux fonctions élémentaires, en lien avec la messagerie Outlook, pour quelques milliers d'euros ", pointe Alain Alleaume. C'est vrai pour Pertilience. " Nous nous cantonnons aux aspects qui apportent l'essentiel des bénéfices selon la règle du 80-20 : production des consultations (cahiers des charges, appels d'offres, etc.) et gestion de la relation fournisseurs (suivi des échanges, notation, etc.) ", détaille Loïc Biarez, son dirigeant-fondateur.
D'autres éditeurs, dont les plus grands, proposent des versions allégées de leur produit, plus rapides à implanter et plus abordables. Du côté des ERP, l'adaptation se fait par une réduction du périmètre fonctionnel ou d'une " verticalisation " par secteurs d'activité. Il s'agit généralement de pré-paramétrage, d'ajout de modules ou sous-modules développés pour des besoins particuliers.
La déclinaison des solutions en mode SaaS est une autre tendance. Ces solutions connaissent un succès grandissant, entre autres parce qu'elles limitent l'investissement initial et permettent un démarrage rapide. " Non seulement les solutions du marché ont gagné en maturité, mais elles sont aussi plus abordables, notamment au travers du modèle SaaS ", se félicite Alain Astorga, du Club Méditerranée, qui n'exclut pas, dans le futur, d'opter pour un progiciel d'e-achat. Mais attention aux coûts cachés, avec les connexions télécoms ou le paiement de loyers sur le long terme. Ou aux contraintes techniques sous-jacentes, comme la difficulté à apporter des adaptations nécessaires pour coller à des besoins très spécifiques, ou à la gestion de l'intégration et des aspects sécuritaires.
L'option du montage mixte
Pour les entreprises souhaitant conserver leurs spécificités achats sans pour autant rejeter l'idée d'un progiciel, un montage mixte peut être la solution. L'objectif étant de bâtir une application maison sur la base d'une solution du marché, par soit même ou, mieux, en associant l'éditeur dans le cadre d'un partenariat. Au travers de ces tendances, un constat s'impose: le choix entre l'adoption d'un progiciel clé en main et le développement d'une application sur mesure ne peut se faire de façon binaire. Un progiciel ne répondra jamais totalement aux attentes de l'entreprise et nécessitera toujours un travail d'adaptation, plus ou moins long et coûteux. Une application maison sera, elle, plus facilement en libre avec le processus en place, mais en reproduira les faiblesses et supposera un lourd suivi dans le temps. Tout est donc question de moyens et de capacité à faire évoluer les pratiques.
Une enquête réalisée par Thierry Parisot
01/03/10 - La lettre des achats
Progiciel " prêt-à-porter" ou application " sur mesure" ? Avec la professionnalisation de la fonction et la structuration de l'offre, la question perd petit à petit de sa légitimité aux achats. " Il est encore très fréquent que l'on nous consulte autour de cette question, mais le choix d'un développement maison devient rare, en particulier sur les fondamentaux de l'e-achat , confirme Bruno Cracco, associé et directeur de la pratique achats et performance chez Logica Management Consulting. Non seulement le processus d'e-sourcing et d'e-procurement s'est standardisé, mais de moins de moins d'aspects ne sont pas couverts par les solutions du marché ". Le décisionnel et la facturation électronique sont, eux, si pointus et spécifiques, que le recours à des outils ou des services spécialisés est aussi devenu incontournable. En tout cas, pour des traitements poussés. Idem pour les intranets achats et les portails / extranets fournisseurs: ils sont quasiment tous bâtis sur des solutions de gestion de contenu et de flux, autour de couches technologiques propres au web.
Reste que, sur le terrain, les applications sur mesure font encore de la résistance. Dans les bases installées, mais aussi dans les prévisions d'investissements. " Le choix dépend directement de la taille et de la maturité de l'entreprise , explique William Porret, directeur associé du cabinet Enora Consulting. Les plus grandes acceptent aujourd'hui plus facilement la logique du progiciel. Les plus petites, qui n'ont pas de processus achats clairement établi et jugent que leurs pratiques ne peuvent pas entrer dans un cadre fonctionnel standardisé, préfèrent toujours se doter de leurs propres outils ".
Un choix adapté au contexte et à l'existant de l'entreprise
Il s'agit très majoritairement de fonctions élémentaires programmées dans les logiciels bureautiques classiques. Plus rarement d'une application d'e-achat digne de ce nom. Le développement est alors souvent réalisé sur la base d'une solution existante, comme en témoigne Thivend Industrie (13 millions d'euros de chiffre d'affaires, 4 millions d'euros d'achats). Dans cette PME spécialisée dans le découpage, l'emboutissage et l'assemblage de produits finis, les fonctions achats et approvisionnements ont été informatisées à partir d'un ERP conçu à l'origine pour les décolleteurs dè la vallée de l'Arve. " Orienté CPAO, cet outil a été enrichi de fonctions complémentaires, développées en interne, pour mieux couvrir le processus amont: expression des besoins, identification des priorités, prévision budgétaire, évaluation des fournisseurs, gestion des commandes et des réceptions, etc. , décrit David André, le responsable des achats-approvisionnements. La gestion des appels d'offres et la facturation, qui n'entrent pas dans le périmètre, sont en réflexion. Mais la bascule vers un progiciel d'e-achat n'est pas à l'ordre du jour ". " Comme chaque investissement, le niveau d'informatisation doit être adapté au contexte de l'entreprise: types de marché, nombre de sites, volumes d'achats, profils des intervenants, poursuit David André. Surtout, il ne faut pas perdre de vue qu'un outil adapté aujourd'hui ne répondra peut-être plus au besoin demain ".
Une question de ressources et de compétences
Un constat encore plus vrai pour les petites entreprises innovantes comme LGM (39,4 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2008, 6 millions d'euros d'achats). En consultant les éditeurs d'e-achat pour informatiser sa fonction, il y a trois ans et demi, la PME de conseil et expertise en maîtrise d'œuvre sur de grands projets n'a pas trouvé d'outils capables de suivre sa croissance, de l'ordre de 30 %, chaque année, et de s'adapter à l'évolution permanente de ses besoins. " Dans l'e-achat comme ailleurs, peu de solutions sont réellement adaptées aux particularités des PME , assure Frank Weiser, son P-DG et co-fondateur, également secrétaire général du Comité Richelieu (association française des PME innovantes). Nous avons donc fait le choix d'un développement maison, comme pour la plupart des autres fonctions ". Seule la comptabilité repose sur un progiciel, celui de Cegid. " Ce qui nous a montré les difficultés à dialoguer avec un éditeur et à faire intégrer de nouvelles fonctionnalités , précise Frank Weiser. En nous appuyant sur notre cellule de développement interne, nous disposons d'une solution sur mesure et sommes plus réactifs ". Tout en restant performants puisqu'une veille sur le marché de l'e-achat permet, là aussi, à LGM de s'inspirer des bonnes pratiques en termes fonctionnels et techniques.
Car le choix du développement sur mesure est aussi une question de ressources informatiques disponibles et de compétences. Ainsi que de maturité de la relation maîtrise d'œuvre-maîtrise d'ouvrage, autrement dit de capacité de la DSI et des achats à travailler ensemble.
Sur ce sujet, les grandes entreprises ont un avantage. D'ailleurs, les équipes de développeurs héritées du passé expliquent qu'une sur cinq utilise encore aujourd'hui une solution d'e-sourcing ou d'e-procurement interne.
Mieux prendre en compte les spécificités internes
Les grands groupes qui ont choisi cette voie avancent d'autres explications. Certains évoquent simplement un marché de l'e-achat moins structuré lorsque leur projet a été lancé, il y a parfois une dizaine d'années. La plupart expliquent surtout qu'une solution interne conduit à mieux prendre en compte les spécificités de leur processus. Des spécificités dues à des catégories d'achats (matières premières, carburants, etc.) ou à des besoins opérationnels particuliers, comme la nécessité de disposer d'une couche PLM (Product Lifecycle Management) pour interagir avec le bureau d'études et les sous-traitants. " Faurecia a complété son progiciel de modules spécifiques au monde de l'automobile, par exemple pour la gestion d'achats en phase programme, lorsque les spécifications ne sont pas encore figées ", illustre ainsi Alain Alleaume, directeur général du cabinet Altaris.
C'est aussi une question de valeur ajoutée, estime Romain Hugot, président du comité éditeurs de Syntec informatique, la chambre patronale du secteur des logiciels et services, et membre du comité exécutif: " La volonté de se différencier ou d'automatiser un processus qui est un savoir-faire exclusif et concurrentiel de l'entreprise peut justifier le choix d'un logiciel sur mesure ". S'il partage ce point de vue, Bruno Cracco pense néanmoins qu'" il est dommage de redévelopper 80 % de fonctionnalités standardisées bien couvertes par les solutions du marché, pour prendre en compte les 20 % restants liés à des spécificités. Il paraît plus judicieux d'ajouter un produit spécialisé à un progiciel d'e-achat global, dans une logique "best-of-breed" (assemblage des meilleurs progiciels dans chaque domaine, NDLR), plutôt que de développer une application gérant telle ou telle spécificité ". D'autant que de plus en plus d'éditeurs font de ces besoins spécifiques leur spécialité, comme Oalia ou Opase pour la gestion des achats de prestations intellectuelles. D'autres, notamment du cÔté des ERP, proposent des modules collaboratifs, des interfaces vers la comptabilité, etc.
Un risque à éviter: construire une usine à gaz
Faute de trouver chaussure à son pied, l'entreprise pourra alors développer son propre outil. Avec un risque, souligne l'associé de Logica Management Consulting: " Informatiser la poussière, c'est-à-dire reproduire les déviances des comportements puis, d'adaptation en adaptation, construire une usine à gaz ". Ce risque se justifie d'autant moins qu'" il existe très peu de spécificités ", reprend Bruno Cracco. " Même lorsque l'entreprise a des spécificités, les progiciels d'e-achat apportent aujourd'hui une réponse efficace, en modélisant le processus de façon standard sur la base de pratiques communes ", renchérit Delphine Chailloux, responsable de l'unité SI du département achats et logistique à la RATP. En fonction des volets du processus achats, l'entreprise doit simplement accepter de remettre en cause le fonctionnement de son processus achats. Ou adapter le modèle proposé par le progiciel en réorganisant les étapes de traitement. C'est d'ailleurs sur leur capacité d'adaptation et leur modularité que les progiciels se différencient. La couverture fonctionnelle demeure toutefois le premier critère d'analyse, quel que soit le profil de l'entreprise et son contexte. Sur ce point, elles sont nombreuses à considérer que les progiciels proposent un panel trop large de fonctionnalités. Et pensent que, par rapport à leurs besoins, il vaut mieux développer une solution maison. Au moins provisoirement. " Evidemment, le problème n'est pas la couverture fonctionnelle des progiciels mais bien le coût associé, qui reste la principale préoccupation ", note Wlilliam Porret, de Enora Consulting.
Une conduite du changement et une formation limitées
En optant pour une application sur mesure, l'entreprise ne développe que les fonctionnalités dont elle a besoin et gère simultanément les problématiques d'intégration. La conduite du changement et la formation sont aussi limitées puisque l'application ne fait que reproduire un processus en place. Avec, à la clé, un moindre investissement. Comme l'estime Alain Astorga, responsable de l'équipe d'administration des systèmes d'information achats du Club Méditerranée, " le coût d'un développement est bien moins élevé " que d'investir dans un progiciel. Analyse identique pour LGM dont les deux développeurs représentent une charge d'environ 150 000 euros par an. " Pas plus cher que ce que nous aurait coûté une solution progiciel, en achats de licences, installation, administration, montée de version, etc. ", analyse Frank Weiser, de LGM.
Mais avec une application sur mesure, il existe un risque de sous-évaluer le coût de possession. A moins d'avoir opté pour une tierce maintenance applicative, le périmètre est trop flou et les paramètres à prendre en compte trop nombreux. Il faut aussi faire attention aux coûts cachés pour déboguer, faire évoluer ou adapter l'application lors d'une migration technique. Sans oublier la veille technologique à assurer. Ni la perte du savoir-faire en cas de départ d'un collaborateur impliqué dans le développement.
Le coût de maintenance, et donc de possession global, est beaucoup plus facile à déterminer pour un progiciel. Et au bout du compte, une solution interne revient en général plus cher. En pleine consultation sur le sujet, François Huon, de JCDecaux, en est convaincu: " Nous avons identifié nos besoins et les progiciels du marché qui y répondent, sans même oser envisager un développement spécifique, à part les interfaces avec notre ERP. Nous visons un outil peu cher, sans coût de maintenance spécifique important ", confirme le directeur des achats, stocks et production du spécialiste de la communication extérieure et du mobilier urbain (2,1 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2008, 250 millions d'euros d'achats).
Le coût du sur mesure évolue de manière exponentielle
Le coût dépend en fait du temps durant lequel la solution sera opérationnelle. " Pour une application maison ambitieuse, il évolue de manière exponentielle avec le temps. Sa courbe croise rapidement celle du coût d'un progiciel ", prévient Bruno Cracco.
Malgré son importance, le critère de coût ne doit cependant pas être le facteur déterminant pour choisir entre progiciel et application sur mesure. " C'est un choix lié davantage aux utilisateurs , insiste Romain Hugot, de Syntec informatique. Avec un progiciel, le client achète un logiciel et un savoir-faire ". Les éditeurs s'alignent sur les bonnes pratiques du marché et exploitent les retours de leurs clients pour offrir des fonctionnalités pensées et conçues pour répondre exactement aux besoins du terrain. La connaissance technique et le professionnalisme de leurs équipes sont également censés être plus poussés. " La différence avec les éditeurs ne se fait plus là , rétorque Laurent Bourrut, directeur des achats de Michelin. Nos équipes d'analyse et de développement sont aussi compétentes que celles d'un acteur spécialisé et nous nous appuyons sur des méthodes de programmation à cycle court en intégrant les toutes dernières technologies ".
Se prémunir contre toute dépendance à un éditeur
D'ailleurs, avertit Bernard Voituron, directeur associé du cabinet de conseil Valtech Axelboss, " il faut se méfier des éditeurs qui assurent couvrir tous les domaines et être en pointe sur les dernières tendances ". En outre, le choix d'un progiciel impose une dépendance à l'éditeur. En termes de montée en version ou de coût de maintenance, mais aussi de pérennité. Que se passe-t-il, en effet, si l'éditeur disparaît? " Cette disparition, par défaillance ou suite à une absorption, reste l'un des principaux facteurs d'échec dans la mise en place d'un progiciel ", explique Bernard Voituron. Pour autant, ce n'est pas parce que l'éditeur disparaît que son progiciel s'arrête. " En pareilles circonstances, les codes sources sont généralement mis à disposition des clients ", rappelle Alain Alleaume, d'Altaris.
Pour éviter toute déconvenue, mieux vaut n'avoir affaire qu'à des éditeurs offrant les meilleures garanties. D'abord, sur la base de critères structurels (actionnariat, date de création, effectif, implantations, etc.) et financiers (chiffre d'affaires, rentabilité, investissement en R & D, etc.). Mais aussi de références clients. Ainsi qu'en prenant en compte la dimension relationnelle: proximité géographique et culturelle, capacité d'écoute, etc. Surtout, il est primordial se protéger contractuellement et de garder la main en interne.
Les éditeurs jouent la facilité et la simplicité
Pour forcer la décision des directions des achats en leur faveur, les éditeurs multiplient les initiatives. " Certains ont été malins en proposant un outil limité aux fonctions élémentaires, en lien avec la messagerie Outlook, pour quelques milliers d'euros ", pointe Alain Alleaume. C'est vrai pour Pertilience. " Nous nous cantonnons aux aspects qui apportent l'essentiel des bénéfices selon la règle du 80-20 : production des consultations (cahiers des charges, appels d'offres, etc.) et gestion de la relation fournisseurs (suivi des échanges, notation, etc.) ", détaille Loïc Biarez, son dirigeant-fondateur.
D'autres éditeurs, dont les plus grands, proposent des versions allégées de leur produit, plus rapides à implanter et plus abordables. Du côté des ERP, l'adaptation se fait par une réduction du périmètre fonctionnel ou d'une " verticalisation " par secteurs d'activité. Il s'agit généralement de pré-paramétrage, d'ajout de modules ou sous-modules développés pour des besoins particuliers.
La déclinaison des solutions en mode SaaS est une autre tendance. Ces solutions connaissent un succès grandissant, entre autres parce qu'elles limitent l'investissement initial et permettent un démarrage rapide. " Non seulement les solutions du marché ont gagné en maturité, mais elles sont aussi plus abordables, notamment au travers du modèle SaaS ", se félicite Alain Astorga, du Club Méditerranée, qui n'exclut pas, dans le futur, d'opter pour un progiciel d'e-achat. Mais attention aux coûts cachés, avec les connexions télécoms ou le paiement de loyers sur le long terme. Ou aux contraintes techniques sous-jacentes, comme la difficulté à apporter des adaptations nécessaires pour coller à des besoins très spécifiques, ou à la gestion de l'intégration et des aspects sécuritaires.
L'option du montage mixte
Pour les entreprises souhaitant conserver leurs spécificités achats sans pour autant rejeter l'idée d'un progiciel, un montage mixte peut être la solution. L'objectif étant de bâtir une application maison sur la base d'une solution du marché, par soit même ou, mieux, en associant l'éditeur dans le cadre d'un partenariat. Au travers de ces tendances, un constat s'impose: le choix entre l'adoption d'un progiciel clé en main et le développement d'une application sur mesure ne peut se faire de façon binaire. Un progiciel ne répondra jamais totalement aux attentes de l'entreprise et nécessitera toujours un travail d'adaptation, plus ou moins long et coûteux. Une application maison sera, elle, plus facilement en libre avec le processus en place, mais en reproduira les faiblesses et supposera un lourd suivi dans le temps. Tout est donc question de moyens et de capacité à faire évoluer les pratiques.
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